Pemeriksaan operasional untuk mengurangi kesalahan dalam aktivitas pencatatan persediaan dan perhitungan fisik pada Twin Tulipware

Abstract

Dunia bisnis semakin berkembang dan mengakibatkan tingkat persaingan usaha yang semakin tinggi. Oleh karena itu, setiap pelaku usaha dituntut agar dapat meningkatkan pengelolaan usahanya dan terus menerus melakukan perbaikan untuk dapat bersaing. Pengelolaan persediaan merupakan salah satu kunci agar perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dan bertahan hidup. Alur dalam proses pengelolaan persediaan biasanya meliputi penerimaan barang, pemeriksaan barang, pengembalian barang, penyimpanan barang, penghitungan barang dan pengeluaran barang. Dalam mengelola persediaan, perusahaan perlu melakukan pencatatan yang baik. Oleh sebab itu, diperlukan adanya pengendalian internal terhadap proses pencatatan persediaan agar jumlah persediaan pada catatan perusahaan dapat sesuai dengan jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Bagi perusahaan yang ingin menciptakan keunggulan kompetitif, perlu dilakukannya pemeriksaan operasional agar manajemen dapat mengelola serta mengendalikan aktivitas operasional perusahaan serta mengevaluasi efektivitas prosedur kegiatan dan pengendalian internal. Aktivitas pencatatan persediaan dan penghitungan persediaan secara fisik di gudang memegang peranan penting dalam alur pengelolaan persediaan. Setiap barang yang masuk dan keluar harus dicatat. Begitu barang datang, maka harus diperiksa kesesuaian antara surat jalan dengan keadaan barang yang diterima, apakah jenis dan jumlahnya telah sesuai atau belum. Lalu, perusahaan juga harus mempersiapkan tempat yang sesuai untuk menyimpan barang tersebut. Begitu juga dengan barang keluar, bagian persediaan menyesuaikan surat permintaan barang dengan barang yang akan dikeluarkan, apakah jenis dan jumlahnya telah sesuai atau belum. Setelah itu, bagian persediaan mencatat barang apa saja yang telah dikeluarkan untuk segera mengupdate akun persediaan. Dalam kurun waktu tertentu, perusahaan akan melakukan penghitungan persediaan fisik di gudang dan membandingkannya dengan pencatatan persediaan. Metode deskriptif analitis dilakukan untuk menggambarkan karakteristik dari suatu masalah sehingga dapat dianalisis dan ditarik kesimpulan. Sumber data primer dalam penelitian berupa observasi dan wawancara kepada pihak manajemen perusahaan yang bertanggung jawab atas aktivitas pengelolaan persediaan dan memeriksa seluruh dokumen perusahaan serta menganalisis struktur organisasi perusahaan dan deskripsi pekerjaan karyawan. Sedangkan, sumber data sekunder berupa teori-teori yang didapatkan baik dari buku maupun dari jurnal yang sudah ada sebelumnya terkait dengan pengelolaan persediaan. Kemudian, dilakukan perbandingan antara pencatatan persediaan dengan hasil penghitungan fisik persediaan dan dicatat selisihnya. Setelah itu, data diolah dengan dengan menghitung kerugian yang dialami oleh perusahaan karena adanya barang yang hilang akibat dari selisih kurang antara hasil pencatatan persediaan dengan hasil penghitungan fisik persediaan. Selisih terjadi karena perusahaan memiliki prosedur yang kurang memadai, tidak adanya pengawasan terhadap sumber daya manusia, fasilitas fisik kurang mendukung dan pembagian tugas yang kurang jelas. Pihak manajemen perlu memperhatikan hal tersebut dan segera mengambil tindakan atas masalah yang telah terjadi. Kegiatan operasional perusahaan akan menjadi lancar apabila aktivitas pada bagian persediaan dikelola dengan baik, terutama pada bagian pencatatan dan penghitungan fisik.