Peranan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian untuk pengelolaan persediaan yang efektif di bagian Supermarket Asia Toserba Tasikmalaya

Abstract

Manusia sebagai makhluk hidup perlu memenuhi kebutuhan primernya agar dapat bertahan di dunia ini. Perusahaan berusaha menjual beberapa macam barang kebutuhan primer tersebut kepada masyarakat. Seiring berkembangnya jaman, muncul berbagai jenis dan macam persediaan barang yang dijual. Semakin banyak dan bervariasinya persediaan barang, maka persediaan yang ada semakin susah untuk dikelola. Plaza Asia adalah salah satu perusahaan retail di Tasikmalaya, di mana perusahaan tersebut sering mengalami kehilangan barang di bagian supermarket Asia Toserba. Selain itu, perusahaan merasa bahwa aktivitas pengendalian yang diterapkan di siklus pembelian belum sempurna walaupun cukup memadai. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian bagaimana peranan aktivitas pengendalian pada siklus pembelian untuk pengelolaan persediaan yang efektif untuk membantu perusahaan mengelola persediaan dengan lebih efektif. Siklus pembelian terdiri dari empat aktivitas utama yaitu pemesanan barang, penerimaan barang, persetujuan faktur pemasok, dan pengeluaran kas. Dalam siklus pembelian terdapat pula tugas untuk mengelola persediaan, sehingga apabila siklus pembelian dapat dikontrol dengan baik, maka pengelolaan persediaan pun dapat dijalankan dengan baik. Aktivitas pengendalian dilakukan agar tujuan perusahaan dapat tercapai, juga agar dapat merespon risiko di perusahaan. Dengan adanya aktivitas pengendalian, maka diharapkan siklus pembelian ini dapat menghasilkan informasi yang lebih berguna bagi perusahaan. Informasi harga beli barang yang lebih akurat akan membuat nilai persediaan akan lebih akurat pula. Informasi pemasok, biaya dan barang itu sendiri akan membantu perusahaan untuk mengambil keputusan mengelola persediaannya dengan lebih baik. Tujuan dari pengelolaan persediaan yang efektif tersebut dapat tercapai. Metode yang digunakan dalam penelitian pada bagian supermarket Asia Toserba di Plaza Asia adalah metode descriptive study. Metode descriptive study adalah metode penelitian dengan mendeskripsikan karakterisktik dari suatu objek seperti orang, kejadian, atau situasi dalam penelitian. Data penelitian menggunakan data primer yang diperoleh melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi serta data sekunder yang diperoleh dari studi literatur. Penelitian ini dilakukan mulai bulan Agustus tahun 2016 dan selesai bulan Desember tahun 2016. Hasil dari penelitian ini menandakan bahwa struktur organisasi dan uraian tugas yang dimiliki oleh perusahaan cukup memadai, namun masih dapat diperbaiki oleh perusahaan salah satunya dengan menambah jabatan penting yang sebelumnya tidak tercantum. Selain itu, uraian pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan pun sebaiknya diperjelas agar karyawan lebih mengerti dan menjalankan tugasnya dengan baik. Prosedur yang dilakukan pada siklus pembelian barang pada supermarket Asia Toserba masih memiliki beberapa kelemahan yaitu bagian IT ikut mengelola persediaan, permintaan pembelian barang yang tidak didokumentasikan, dan pembuatan dokumen purchase return dilakukan oleh gudang padahal seharusnya bagian gudang tidak boleh mengetahui harga barang. Selain itu, terdapat pula beberapa kelemahan utama dalam aktivitas pengendalian yang mengakibatkan pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif yaitu penyimpanan dokumen yang tidak maksimal, di mana dokumen hanya disimpan di lemari tanpa kunci pada bagian akuntansi serta pemeriksaan independen tidak dilakukan secara rutin oleh perusahaan. Oleh karena itu, penulis mengajukan saran bahwa pengelolaan persediaan tidak dilakukan oleh bagian IT. Dokumen purchase requisition dibuat untuk mencatat permintaan barang dokumen debit memo dibuat oleh gudang untuk mencatat barang yang dikembalikan karena rusak. Dokumen purchase return sebaiknya dibuat oleh bagian akuntansi. Perusahaan pun sebaiknya memasang CCTV dan sensor alarm untuk mencegah kehilangan barang dan informasi. Pemeriksaan independen pun dilakukan secara rutin oleh perusahaan, agar aktivitas pengendalian dapat dilakukan dengan baik.