Pemeriksaan operasional pada pengelolaan persediaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan PT. Reclays Purnama Cipta di masa pandemi Covid-19

Abstract

Pandemi COVID-19 yang terjadi di Indonesia sejak 2 Maret 2020 telah memberikan banyak dampak bagi Indonesia. Dampak tersebut baik dimulai dari semakin banyak orang yang positif akan COVID-19, semakin banyak pelaku usaha yang mengalami penurunan omzet hingga semakin banyak orang yang kehilangan pekerjaannya. Perubahan ini juga dirasakan oleh pelaku usaha yang mana mulai melakukan penjualan akan produknya secara online. Walaupun sudah mengubah metode penjualannya secara online, daya beli masyarakat masihlah rendah sehingga dapat berdampak kepada penurunan pendapatan yang akan diterima oleh pelaku usaha. Menanggapi hal tersebut maka sebaiknya pelaku usaha meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas operasional usaha salah satunya pengelolaan persediaan, agar dapat mencegah kerugian yang dapat terjadi. Namun terkadang perusahaan belum mengetahui bagaimana cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari aktivitas pengelolaan persediaan khususnya di masa pandemi COVID-19. Hal ini yang membuat pemeriksaan operasional perlu dilakukan agar dapat memecahkan masalah tersebut Pemeriksaan operasional dilakukan atas aktivitas pengelolaan persediaan yang sudah ada, dengan melihat apakah aktivitas pengelolaan persediaan tersebut sudah berlangsung secara efektif dan efisien atau belum. Adapun proses ini dilakukan dengan menggunakan tahapan pada pemeriksaan operasional yaitu planning phase, work program phase, field work phase, serta development of finding and recommendation phase. Dalam penelitian ini juga menggunakan 5 (lima) atribut yaitu condition, criteria, effect, cause dan recommendation. Rekomendasi yang dihasilkan tersebut tentunya bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas pengelolaan persediaan dan mencegah perusahaan mengalami kerugian lewat timbulnya biaya seperti opportunity cost. Penelitian terkait pengelolaan persediaan di PT. Reclays Purnama Cipta ini dilakukan dengan metode deskriptif. Pada penelitian ini dilakukan wawancara pada owner selaku pemilik serta pihak yang berhubungan langsung dengan pengelolaan persediaan. Selain itu juga dilakukan observasi pada dokumen dan tempat yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan. Objek penelitian yang digunakan dalam pemeriksaan operasional ini yaitu aktivitas pengelolaan persediaan milik PT. Reclays Purnama Cipta. PT. Reclays Purnama Cipta merupakan perusahaan yang berfokus pada penjualan produk serta digital marketing. Adapun jenis persediaan yang dimiliki oleh PT. Reclays Purnama Cipta yaitu seperti pakaian (baju dan celana), jaket, aksesoris (dompet dan ikat pinggang), sepatu, sandal dan lainnya. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, didapatkan critical problem berupa terjadi kehilangan persediaan di gudang. Hal ini diakibatkan oleh adanya beberapa kelemahan terkait pengelolaan persediaan antara lain: prosedur dalam pengelolaan persediaan yang belum memadai, terdapat dokumen penting terkait pengelolaan persediaan yang belum digunakan, terdapat dokumen yang tidak memadai dari segi legalisasi dan verifikasi, pengamanan atas persediaan yang belum memadai, serta lokasi kerja karyawan yang masih menyatu dengan gudang. Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut, maka disarankan agar perusahaan membuat prosedur tertulis terkait pengelolaan persediaan, perusahaan juga sebaiknya membuat dokumen Receiving Report, indikator tertulis untuk pelaksanaan quality control, label persediaan serta lebih memanfaatkan barcode yang terdapat pada tiap persediaan. Dokumen yang digunakan perusahaan sebaiknya dilengkapi dengan tanda tangan pembuat dokumen. Selain itu sebaiknya perusahaan memasang CCTV pada tiap gudangnya, serta menetapkan pembatasan akses ke gudang bagi Admin Data dan memindahkan lokasi kerja staf packing dari yang awalnya di dalam gudang. Dengan dimanfaatkannya rekomendasi tersebut, PT. Reclays Purnama Cipta dapat mencegah terjadinya critical problem terjadi lagi di masa mendatang, sehingga pengelolaan persediaan miliknya akan lebih efektif dan efisien.