Evaluasi aktivitas pengendalian dalam rangka meminimalkan biaya pada siklus pembelian Becky's Brunch and Dine di dan setelah masa pandemi Covid-19

Abstract

Pandemi Covid-19 membawa dampak negatif bagi beberapa usaha, termasuk restoran. Becky’s Brunch & Dine sebagai salah satu restoran yang mengalami penurunan pen-dapatan akibat pandemi Covid-19 memerlukan upaya meminimalkan biaya untuk mencegah kerugian atau penurunan keuntungan lebih banyak. Penurunan tenaga kerja sudah dilakukan dan kegiatan pemasaran tetap diperlukan untuk meningkatkan penjualan, sehingga diperlukan upaya lain seperti meminimalkan biaya di siklus pembelian. Siklus pembelian Becky’s Brunch & Dine terdiri dari banyak aktivitas sehingga diperlukan aktivitas pengendalian agar siklus pembelian berjalan dengan efektif dan biaya di siklus pembelian menjadi minimal. Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu manajemen memastikan bahwa risiko telah ditanggapi dan tujuan pengendalian tercapai. Aktivitas pengendalian perlu dilakukan di siklus pembelian agar tujuan siklus pembelian, yaitu meminimalkan biaya yang berkaitan dengan mengakuisisi dan memelihara persediaan, dapat tercapai. Aktivitas pengendalian akan membantu siklus pembelian menghasilkan informasi yang akurat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dan akhirnya membantu Becky’s Brunch & Dine mengeluarkan biaya yang minimal di siklus pembelian. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif kualitatif, yaitu pengolahan data dengan menganalisis faktor-faktor yang berkaitan dengan objek penelitian. Data primer yang digunakan dalam penelitian ini dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi, sedangkan data sekunder yang diperoleh melalui studi literatur. Objek penelitian ini adalah aktivitas pengendalian di siklus pembelian Becky’s Brunch & Dine, sebagai salah satu restoran di kota Bandung. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, aktivitas pengendalian di siklus pembelian Becky’s Brunch & Dine dinilai belum cukup memadai. Terjadi perangkapan fungsi recording dan custody oleh bagian ordering dan bagian purchasing yang menimbulkan risiko dilakukannya kecurangan, sehingga disarankan agar Becky’s Brunch & Dine menugaskan seseorang sebagai bagian gudang dan seseorang sebagai bagian kasir untuk menjalankan fungsi custody. Dokumen-dokumen yang digunakan belum memiliki format yang baik, seperti tidak ada nomor dokumen serta kolom pembuat dan penyetuju. Becky’s Brunch & Dine disarankan untuk memperbaiki format dokumen yang sudah ada dan membuat dokumen Purchase Order, Receiving Report, Purchase Return, Debit Memo, serta Bukti pembayaran untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam menerima barang dan membayar tagihan. Otorisasi atas transaksi di siklus pembelian Becky’s Brunch & Dine belum dilakukan dengan baik, sehingga disarankan agar dilakukan otorisasi oleh bagian purchasing dan bagian gudang sebelum memesan barang, otorisasi oleh bagian ordering sebelum menerima barang, dan otorisasi melalui Receiving Report untuk menyetujui tagihan pemasok, serta otorisasi melalui dokumen Pengajuan Pembayaran dan Rincian Pembayaran untuk mengeluarkan uang kas. Pengamanan atas aset dan catatan belum memadai yang menyebabkan risiko terjadi kehilangan barang atau dokumen, sehingga disarankan dokumen fisik disimpan dalam lemari terkunci dan fisik barang dijaga oleh bagian gudang. Dokumen elektronik juga perlu dibatasi aksesnya agar tidak bisa dimanipulasi bagian purchasing maupun bagian ordering. Pemeriksaan independen atas kinerja di semua tahap siklus pembelian belum memadai, sehingga disarankan agar dilakukan pemeriksaan independen secara rutin agar tidak terjadi kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Dilakukannya aktivitas pengendalian mencegah risiko terjadinya kesalahan dan kecurangan pada berbagai aktivitas siklus pembelian sehingga biaya yang dikeluarkan Becky’s Brunch & Dine dalam siklus pembelian hanya biaya yang seharusnya