Evaluasi aktivitas pengendalian untuk meningkatkan efekivitas siklus pembelian pada CV. Culindo Prima

Abstract

Saat pandemi Covid-19 sekarang ini, perekonomian Indonesia sedang mengalami penurunan yang diindikasikan dengan salah satunya yaitu kurs yuan Republik Rakyat Tiongkok (RRT) menguat terhadap rupiah menyebabkan harga beli barang impor dari RRT lebih mahal. Salah satu perusahaan asal Indonesia yang melakukan pembelian barang impor dari RRT berupa alat traktor pembajak sawah dan kebun yaitu CV. Culindo Prima. Selain kurs yang menguat, kesalahan dalam pengambilan keputusan pembelian juga dapat menyebabkan CV. Culindo Prima harus mengeluarkan biaya pembelian lebih dari seharusnya. Kesalahan tersebut disebabkan karena informasi yang disampaikan terkait pembelian tidak akurat dan andal. Oleh sebab itu, CV. Culindo Prima perlu melakukan control activities (aktivitas pengendalian) dengan baik pada siklus pembeliannya. Control activities terdiri dari prosedur dan kebijakan yang ditetapkan untuk memastikan bahwa respon risiko telah dilakukan. Control activities yang dilakukan CV. Culindo Prima harus dipastikan berjalan dengan efektif agar tidak menyebabkan kerugian di kemudian hari. Control activities CV. Culindo Prima di setiap aktivitas pembelian akan dievaluasi dengan menggunakan kerangka COSO’s Enterprise Risk Management. Evaluasi yang dilakukan tersebut menghasilkan kesimpulan dan rekomendasi untuk meningkatkan efektivtias siklus pembelian CV. Culindo Prima. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu studi deskriptif dengan menganalisis dan menggambarkan data yang telah dikumpulkan serta tidak membuat kesimpulan secara general. Data primer yang dikumpulkan pada penelitian didapatkan dari wawancara dan observasi. Sedangkan, data sekunder yang dikumpulkan pada penelitian ini didapatkan dari dokumentasi dan studi literatur. Penelitian ini menggunakan control activities terkait siklus pembelian pada CV. Culindo Prima sebagai objek penelitian. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, control activities yang dilakukan CV. Culindo Prima belum memadai secara keseluruhan. CV. Culindo Prima belum melakukan proper authorization of transactions and activities dengan baik seperti halnya project manager mengotorisasi pembelian dan persetujuan tagihan. Selain itu, terkait dengan segregation of duties juga belum terdapat pemisahan fungsi antara recording, authorization, dan custody. Pada CV. Culindo Prima terjadi perangkapan tugas yang dilakukan oleh project manager, bagian Keuangan, serta bagian Gudang. Selain itu, design and use of documents and records juga belum memadai karena CV. Culindo Prima hanya membuat dokumen purchase order sebanyak satu rangkap. Dokumen-dokumen pembelian CV. Culindo Prima juga belum disimpan dengan baik karena hanya terdapat satu tempat penyimpanan. Selain itu, CV. Culindo Prima juga belum melakukan project development and acquisition controls dan change management controls terkait sistem informasi. Independent checks on performance yang dilakukan CV. Culindo Prima juga belum memadai. Dikarenakan control activities yang dilakukan CV. Culindo Prima belum memadai, maka direkomendasikan untuk memperbaiki struktur organisasi dengan menambah bagian Penerimaan dan Akuntansi. Rekomendasi lainnya yaitu membuat purchase requisition dan receiving report serta memperbaiki format pada purchase order. Selain itu, CV. Culindo Prima direkomendasikan untuk melakukan project development and acquisition controls dan change management controls terkait sistem informasinya. CV. Culindo Prima juga direkomendasikan untuk tidak menyimpan dokumen-dokumen terkait dengan pembelian hanya pada satu tempat serta melakukan independent checks on perfromance oleh pihak yang berwenang. Rekomendasi-rekomendasi control activities tersebut dapat membantu CV. Culindo Prima untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian dengan mendapatkan informasi pembelian yang andal dan mencegah terjadinya risiko-risiko negatif yang bisa menghambat siklus pembelian CV. Culindo Prima.