Peranan aktivitas pengendalian dalam meningkatkan efektivitas siklus pembelian : studi kasus pada PT. Rodoolph Detik Abadi - unit bisnis Adler

Abstract

Perkembangan teknologi dan pertumbuhan ekonomi menyebabkan persaingan antarperusahaan semakin tinggi. Perusahaan berusaha untuk mengelola kegiatan operasinya menjadi efektif agar dapat unggul dibandingkan dengan pesaing. Untuk mencapai efektivitas keseluruhan kegiatan operasi, perusahaan harus memperhatikan efektivitas masing-masing siklus yang ada di perusahaan salah satunya adalah siklus pembelian. Siklus pembelian penting untuk diperhatikan karena efektivitasnya akan mempengaruhi keefektifan siklus-siklus lain yang ada di perusahaan, seperti siklus produksi dan siklus penjualan. Efektivitas siklus pembelian dapat tercapai apabila tujuan utama siklus pembelian tercapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, risiko-risiko yang mungkin terjadi di siklus pembelian harus bisa dikelola oleh perusahaan. Pengelolaan risiko dapat dilakukan dengan menerapkan pengendalian internal. Salah satu komponen pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian. Penelitian ini menggunakan metode penelitian interpretatif dengan jenis penelitian studi kasus. Untuk memperoleh data-data di dalam penelitian ini, dilakukan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Objek penelitian yang diteliti adalah peranan aktivitas pengendalian dalam meningkatkan efektivitas siklus pembelian di PT Roodolph Detik Abadi dalam unit bisnis Adler. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa siklus pembelian di PT Roodolph Detik Abadi dalam unit bisnis Adler terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu pemesanan barang, penerimaan barang, persetujuan faktur supplier, dan pengeluaran kas. Pada aktivitas-aktivitas tersebut, Adler telah menerapkan lima aktivitas pengendalian, yaitu otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat; pemisahan fungsi; desain dan penggunaan dokumen serta catatan; pengamanan aset, catatan, dan data; serta pemeriksaan independen atas kinerja. Secara keseluruhan, penerapan aktivitas pengendalian tersebut cukup baik, tetapi terdapat kekurangan pada aktivitas pengendalian pemisahan fungsi serta desain dan penggunaan dokumen serta catatan. Kekurangan tersebut menyebabkan risiko-risiko yang mungkin terjadi tidak dapat dikendalikan, sehingga tujuan utama siklus pembelian tidak tercapai. Dikarenakan tujuan tersebut belum terpenuhi, maka Adler tidak dapat mencapai efektivitas siklus pembeliannya. Untuk meningkatkan efektivitas siklus pembelian Adler, sebaiknya perusahaan memisahkan fungsi permintaan pembelian dengan penerimaan barang, pemesanan barang dengan persetujuan faktur supplier, pencatatan utang dengan persetujuan faktur supplier, serta memisahkan fungsi pencatatan, otorisasi, dan penyimpanan barang pada aktivitas penerimaan barang. Selain itu, sebaiknya perusahaan membuat dokumen Purchase Requisition, Purchase Order, Receiving Report, Retur Pembelian, dan Bukti Pengeluaran Kas untuk melengkapi dokumen dengan format Microsoft Excel yang digunakan saat ini. Adler juga perlu merancang flowchart untuk siklus pembelian agar prosedur siklus pembelian lebih mudah untuk dipahami oleh karyawan.