Pemeriksaan operasional dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi siklus penjualan : studi kasus pada Pollux Aditama Kencana

Abstract

Setiap perusahaan mempunyai tujuan utama yaitu menghasilkan keuntungan seoptimal mungkin. Penghasilan perusahaan ditentukan dari penjualan yang terjadi, sehingga untuk mencapai keuntungan yang optimal perusahaan perlu memastikan bahwa bagian penjualan mampu menjual produk perusahaan dengan baik. PT. Pollux Aditama Kencana bergerak pada bidang properti yang menghasilkan produk berupa apartemen, mall, soho, dan hotel. Produk utama perusahaan adalah apartemen dan soho. Berbagai kegiatan pemasaran telah dilakukan oleh perusahaan, namun jumlah penjualan unit tidak sejalan dengan kegiatan pemasaran yang dilakukan perusahaan. Sehingga menghambat pendapatan perusahaan. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeriksaan operasional untuk mengetahui penyebab dari ketidakefektifan dan ketidakefisienan siklus penjualan perusahaan. Pemeriksaan operasional adalah suatu proses untuk menganalisis operasi dan aktivitas internal perusahaan dalam upaya untuk memberikan perbaikan yang positif atas suatu area jika dilakukan secara terus menerus. Pemeriksaan operasional siklus penjualan dilakukan dengan membandingkan siklus penjualan dan kondisi di lapangan serta teori yang ada serta menghasilkan temuan. Kemudian atas temuan tersebut dikembangkan rekomendasi. Pemeriksaan operasional siklus penjualan dilakukan dengan memeriksa seluruh tahap-tahap siklus penjualan yang terjadi di dalam perusahaan. Siklus penjualan yang berjalan dengan tidak efektif atau tidak efisien dapat menyebabkan perusahaan terhambat dalam menerima pendapatan. Jenis penelitian ini adalah studi deskriptif. Sumber data yang digunakan adalah data primer berupa hasil wawancara dan observasi serta data sekunder berupa data dari buku, penelitian sebelumnya, dan laporan pertanggungjawaban perusahaan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka dan studi lapangan. Penelitian dimulai dari pertama kali mengumpulkan informasi dan berakhir saat laporan penelitian selesai disusun. Objek penelitian ini adalah pemeriksaan operasional siklus penjualan, dengan unit penelitian yang digunakan adalah PT.Pollux Aditama Kencana. Berdasarkan pemeriksaan operasional yang dilakukan, ditemukan bahwa perusahaan sudah memiliki sistem, prosedur, dan kebijakan yang cukup baik dalam menunjang siklus penjualan perusahaan. Namun sistem, prosedur, dan kebijakan yang ada belum dapat membantu menunjang efektifitas dan efisiensi dari siklus penjualan perusahaan. Terdapat 5 temuan utama yang ditemukan di dalam siklus penjualan perusahaan yaitu:1) bagian-bagian di dalam perusahaan yang terlibat langsung dengan siklus penjualan belum memiliki konsistensi dan kesiapan dalam melakukan tugas dan kegiatan pemasaran, 2) departemen penjualan dan KPA belum secara maksimal dan rutin melakukan follow up atas database pelanggan, 3) perusahaan belum bisa mengelola penjualan yang sudah terjadi, 4) setiap kegiatan pemasaran yang dilakukan belum dapat membantu karyawan sales mencapai target penjualan yang diharapkan oleh perusahaan, dan 5) laporan yang dibuat oleh perusahaan setiap bulannya belum dapat menggambarkan kondisi penjualan dan aging dengan jelas. Temuan utama tersebut memberikan dampak bagi perusahaan berupa terhambatnya penerimaan pendapatan perusahaan. Berdasarkan temuan tersebut dikembangkan beberapa rekomendasi yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi siklus penjualan. Rekomendasi tersebut antara lain melakukan pemantauan untuk setiap kegiatan pemasaran perusahaan, membuat laporan progress dan hasil follow up data pelanggan, membuat laporan khusus pembatalan dan status pembayaran pelanggan, melakukan briefing dan training secara berkala, menetapkan kebijakan kredit kepada developer, serta membuat template yang jelas untuk setiap laporan perusahaan.