Pemeriksaan operasional terhadap prosedur pengelolaan persediaan Restoran P di Bandung

Abstract

Pesatnya perkembangan bisnis food and beverages dan banyaknya pesaing di sektor tersebut, menuntut pelaku bisnis untuk menerapkan strategi yang tepat agar dapat mempertahankan kelangsungan hidup bisnisnya. Perusahaan harus dapat mengelola kegiatan operasional perusahaan dengan baik untuk mempertahankan kelangsungan hidup bisnisnya. Salah satu caranya adalah dengan melakukan pengelolaan persediaan atau inventory management. Mengingat pentingnya persediaan bagi perusahaan, sudah semestinya perusahaan memiliki prosedur pengelolaan persediaan yang baik. Prosedur pengelolaan persediaan yang tidak memadai dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena persediaan dapat mempengaruhi siklus-siklus lain yang ada dalam perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pemeriksaan operasional atas prosedur pengelolaan persediaan. Dalam pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan, maka dapat ditemukan kelemahan atau risiko pada prosedur pengelolaan persediaan. Hasil pemeriksaan operasional berupa rekomendasi kepada pihak manajemen untuk perbaikan berkelanjutan. Melalui pemeriksaan operasional diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam mengelola persediaan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi deskriptif. Sumber data yang digunakan merupakan data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan. Setelah data dikumpulkan, dilakukanlah analisis atas data tersebut. Melalui analisis yang dilakukan, didapatkan kelemahan atau risiko yang terjadi serta dampak dari kelemahan atau risiko tersebut, atas hal tersebut diberikan rekomendasi yang dapat berguna bagi perusahaan. Objek penelitian ini adalah Restoran P yang berlokasi di Ciumbuleuit, Bandung. Berdasarkan pemeriksaan operasional yang dilakukan, diketahui bahwa prosedur pengelolaan persediaan setelah penggunaan emerald system di Restoran P masih memiliki kelemahan. Hal tersebut ditandai dengan prosedur terkait aktivitas pengelolaan persediaan belum diterapkan oleh karyawan, pengawasan atas aktivitas pengelolaan persediaan masih belum memadai, dokumen yang digunakan pada aktivitas pengelolaan persediaan masih kurang efektif dan penggunaan emerald system masih belum digunakan secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa saran yang diberikan yaitu untuk menghindari pemesanan persediaan diluar jadwal yang sudah ditetapkan, Head Kitchen, Chef, dan Helper diwajibkan untuk selalu memeriksa barang apa saja yang tersedia dan yang tidak tersedia di gudang setiap hari Sabtu. Sebelum membelikan barang pesanan, pihak Purchasing dan pihak Accounting harus melakukan pemeriksaan atas kuantitas barang yang hendak dipesan dari history pembelian. Dalam mempertimbangkan kuantitas pemesanan persediaan sebaiknya menggunakan metode perhitungan seperti Reorder Point. Saat pemasok atau Buyer datang mengirimkan barang pesanan, Head Kitchen atau Chef atau Helper harus ikut mendampingi bagian Receiving dalam melakukan pemeriksaan atas kuantitas dan kualitas barang pesanan. Setelah menggunakan persediaan seharusnya Head Kitchen, Chef, dan Helper menutup dan menyimpan kembali persediaan tersebut pada tempatnya. Sebelum restoran akan tutup, Head Kitchen seharusnya melakukan pemeriksaan kembali apakah Daily Stock Card dan Kartu Stok Barang Jadi dan Setengah Jadi sudah dicatat. Restoran P perlu memperketat aturan terkait pembelian lewat Buyer dengan mewajibkan Buyer membeli barang pada toko yang memiliki Invoice. Sebaiknya Restoran P memasang CCTV untuk mengawasi area di sekitar kitchen dan gudang. Secara rutin Operational & Quality Control Manager melakukan pemeriksaan terkait penyimpanan persediaan di gudang. Pada Stock Card serta Kartu Stok Barang Jadi dan Setengah Jadi ditambahkan kolom waste dan spoilage dan kolom test panel untuk meminimalisasi Head Kitchen, Chef, dan Helper lupa mencatat pengeluaran persediaan yang disebabkan oleh adanya waste dan spoilage, aktivitas test panel, dan aktivitas photo taking. Head Kitchen sesegera mungkin menginput Bill of Material dari menu-menu Restoran P pada emerald system untuk memaksimalkan penggunaan dari emerald system.