Pemeriksaan operasional atas aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi pembelian bahan baku : studi kasus pada PT. Pakoakuina

Abstract

PT Pakoakuina merupakan salah satu perusahaan manufaktur dalam industri komponen otomotif velg kendaraan roda dua dan roda empat. Selama ini, perusahaan menghadapi permasalahan dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku. Perencanaan bahan baku yang dilakukan kurang tepat, sehingga mengakibatkan pembelian dalam jumlah yang berlebihan. Di mana pembelian dalam jumlah yang berlebihan mengakibatkan overstock pada persediaan bahan baku sejak Januari hingga September 2019. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki masalah-masalah yang ada dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku, sehingga pembelian bahan baku menjadi lebih efektif dan efisien. Pemeriksaan operasional adalah proses menganalisis aktivitas operasi perusahaan untuk mengidentifikasi area-area yang membutuhkan perbaikan secara berkelanjutan. Pemeriksaan operasional dilakukan pada aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku. Perencanaan bahan baku dilakukan untuk menentukan kebutuhan bahan baku dalam menjalankan aktivitas produksi serta kapan waktu pemesanan dilakukan. Dalam melakukan perencanaan bahan baku yang baik, perlu dilengkapi dengan pengendalian persediaan yang baik. Pengendalian persediaan dilakukan untuk menjamin diperolehnya persediaan pada tingkat yang optimal, sehingga dapat melindungi kelancaran dari aktivitas produksi serta aktivitas pembelian sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah descriptive study. Sumber data yang digunakan adalah data primer melalui hasil wawancara dan observasi, dan data sekunder berupa data umum perusahaan dan data terkait aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku serta pembelian bahan baku. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi pustaka. Teknik pengolahan data yang digunakan adalah menganalisis kebijakan dan prosedur mengenai perencanaan dan pengendalian bahan baku serta pembelian bahan baku di perusahaan, perbandingan antara perencanaan pembelian dan pemakaian bahan baku dengan aktual pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mengetahui kelebihan atau kekurangan dalam pembelian maupun pemakaian bahan baku serta dampak yang ditimbulkan, serta menghitung pemborosan biaya pembelian akibat pembelian bahan baku dalam jumlah yang berlebihan dan pemborosan biaya penyimpanan akibat overstock persediaan bahan baku. Berdasarkan hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi atas data perusahaan, diketahui bahwa perusahaan memiliki beberapa kelemahan yang menyebabkan overstock pada persediaan bahan baku dengan rata-rata sebesar 33% untuk tahun 2019. Melalui analisis terhadap seluruh temuan kelemahan, peneliti menemukan empat temuan utama, yaitu koordinasi bagian marketing, bagian PPIC, dan bagian pembelian yang kurang memadai, forecasting penjualan perusahaan yang belum memadai, pelaksanaan kebijakan dan prosedur pembelian bahan baku yang belum memadai, serta pengelolaan persediaan bahan baku yang dilakukan bagian PPIC belum memadai. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, diketahui bahwa perencanaan dan pengendalian bahan baku serta pembelian bahan baku perusahaan masih belum efektif dan efisien karena mengakibatkan overstock pada persediaan bahan baku sejak Januari hingga September 2019 dan pemborosan pada biaya pembelian dan biaya penyimpanan persediaan dengan total sebesar Rp 15.179.815.936 akibat pembelian bahan baku dalam jumlah yang berlebihan dan overstock persediaan bahan baku. Oleh karena itu, pemeriksaan operasional perlu dilakukan secara rutin setahun sekali agar dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari aktivitas perencanaan dan pengendalian bahan baku serta pembelian bahan baku yang dijalankan perusahaan.