Pemeriksaan operasional terhadap pengelolaan persediaan spare part dalam menunjang kelancaran penjualan persediaan spare part : studi kasus pada Trakindo cabang Bandung

Abstract

Perkembangan ekonomi di Indonesia saat ini semakin menunjukkan peningkatan dalam hal pembangunan. Hal ini ditandai dengan permintaan spare part dalam mendukung penggunaan alat berat terus meningkat karena industri alat berat berperan penting mendukung kegiatan usaha lain. Akan tetapi, perusahaan alat berat di Indonesia tidak dikuasai oleh satu perusahaan saja. Trakindo cabang Bandung merupakan salah satu dealer penyedia spare part di Indonesia. Dengan melihat persaingan yang ketat di industri alat berat maka Trakindo cabang Bandung harus dapat menyediakan kebutuhan dalam waktu yang cepat. Maka hal yang harus di pertimbangkan oleh Trakindo cabang Bandung adalah menyediakan dan memilih spare part yang harus disediakan atau tidak perlu dicadangkan di gudang. Aktivitas pengelolaan spare part merupakan hal penting untuk mempertahankan dan mengembangkan keuntungan perusahaan. Kegiatan pengelolaan merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Untuk menilai apakah aktivitas pengelolaan spare part sudah berjalan dengan efektif dan efisien, diperlukan pemeriksaan operasional untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada area yang perlu diperbaiki agar aktivitas operasinya lebih efektif, efisien, dan ekonomis. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi deskriptif. Sumber data yang diperoleh berasal dari data primer dan data sekunder. Peneliti memperoleh data primer dari wawancara dan observasi, sedangkan untuk data sekunder didapatkan dari data yang tersedia di perusahaan seperti profil perusahaan, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, data persediaan, data penjualan,daftar harga perolehan, daftar harga penjualan, dan data terkait pengelolaan spare part. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah studi lapangan dan studi literatur. Sedangkan objek pada penelitian ini adalah pemeriksaan operasional terhadap aktivitas pengelolaan persediaan spare part dalam menunjang kelancaran penjualan Trakindo cabang Bandung. Dari pemeriksaan operasional yang telah dilakukan, peneliti menemukan bahwa aktivitas pengelolaan spare part Trakindo cabang Bandung belum memadai. Trakindo cabang Bandung sering kurang tepat dalam menetapkan spare part yang dipesan kepada Trakindo Utama sehingga menyebabkan selama periode Januari-Juni 2018, terdapat spare part dead stock dan slow moving sebesar 54%, sedangkan fast moving spare part sebesar 16% dan additional spare part sebesar 30% dari seluruh sampel spare part yang berada disimpan di gudang Trakindo cabang Bandung. Dengan besarnya spare part dead stock dari spare part yang disimpan Trakindo cabang Bandung menyebabkan pemborosan biaya untuk mengirimkan spare part dead stock yang harus ditanggung Trakindo cabang Bandung sebesar Rp 5.982.822, dan biaya sebesar Rp 2.065.680 untuk pengiriman additional spare part. Selain itu sering terdapat kesalahan pengemasan atas pesanan pelanggan dan harus melakukan pengiriman kembali atas kekurangan spare part yang dipesan sebesar biaya sebesar Rp 747.000. Trakindo cabang Bandung pun kehilangan pendapatan bunga sebesar Rp 25.076.714 per enam bulan karena harus mengeluarkan biaya atas sampel spare part yang mengendap di dalam gudang Trakindo cabang Bandung. Rekomendasi yang diberikan peneliti untuk mengatasi masalah pengelolaan spare part yaitu dengan menetapkan spare part yang dipesan kepada Trakindo Utama secara akurat dengan memanfaatkan seluruh informasi yang dimiliki dan kerja sama antara bagian part operation dan bagian product support. Trakindo cabang Bandung pun harus dapat melakukan penyesuaian terhadap spare part yang dipesan kepada Trakindo Utama berdasarkan kondisi permintaan pelanggan. Untuk masalah kesalahan pengemasan pesanan pelanggan, peneliti memberikan rekomendasi untuk melakukan pemeriksaan kembali ketika pesanan pelanggan akan dikemas dan dikirmkan kepada pelanggan. Selain itu, peneliti merekomendasikan kepada Trakindo cabang Bandung untuk melakukan pemeriksaan operasional dengan konsisten dan secara berkala.