Pengelolaan surat pada bagian informasi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung (BAKESBANGPOL), yang berlokasi di Jl. Wastukencana No. 02 Bandung. Penulis telah melakukan praktik kerja selama 258,6 jam selama 38 hari kerja yang telah dilakukan mulai dari tanggal 18 Februari 2019 sampai dengan 19 April 2019. Adapun bidang yang dilakukan oleh Penulis adalah bidang Administrasi Perusahaan. Tujuan praktik kerja ini adalah untuk mengetahui proses penanganan surat masuk dan proses penanganan surat keluar, serta menangani proses disposisi surat dan untuk memahami proses pengarsipan surat di Bakesbangpol Kota Bandung. Diharapkan laporan praktik kerja ini tidak hanya berguna bagi Penulis, tetapi bagi perusahaan dan pihak lainnya yang berkepentingan. Pekerjaan yang dilakukan oleh Penilus adalah melakukan penanganan surat masuk dan melakukan penanganan surat keluar dan proses disposisi surat serta, menangani pengarsipan surat. Dalam pelaksanaan praktik kerja ini Penulis menemui beberapa kendala dan masalah yaitu, yang pertama arsip untuk surat keluar sangat sedikit karena banyak karyawan yang meminta surat keluar untuk diberikan nomor, tetapi karyawan tersebut tidak memberikan suratnya untuk di arsipkan; yang kedua mesin photocopy yang terlalu jauh dari Bakesbangpol, hal ini juga membuat pekerjaan sering terhambat karena mesin photocopy yang terlalu jauh dari kantor Bakesbangpol; dan yang ketiga dalam penanganan proses disposisi surat sekretaris menunda pekerjaannya untuk mengisi disposisi surat, hal ini bisa menyebabkan surat yang masuk akan menumpuk banyak dan beresiko akan hilang atau tercampur dengan surat yang lainnya. Berdasarkan kegiatan praktik kerja yang telah dilakukan, Penulis telah mengetahui bagaimana proses penanganan surat masuk dan surat keluar, serta menangani proses disposisi surat yang ada di Bakesbangpol. Penulis menyimpulkan bahwa seluruh kegiatan administrasi bagian informasi belum berjalan dengan baik, karena ada beberapa masalah yang Penulis hadapi. Adapun permasalahannya sebagai berikut, Penulis menyarankan sebaiknya setiap karyawan menyiapkan arsip surat keluar sebelum meminta nomor untuk surat keluar, supaya lebih efektif untuk mengerjakan pekerjaan yang lainnya. Penulis juga menyarankan untuk masalah yang kedua, sebaiknya di tempat bagian informasi disediakan mesin photocopy sendiri, supaya jika ada surat yang menumpuk untuk disalin akan lebih mudah. Supaya tidak ada pekerjaan yang menumpuk lagi dan bisa menciptakan pekerjaan yang efisien dan lebih efektif lagi. Serta saran untuk masalah yang ketiga yaitu, sebaiknya sekretaris Bakesbangpol mengisi lembar disposisi terlebih dahulu sebelum menghadiri acara rapat atau acara yang lainnya, supaya surat-surat di bagian informasi tidak menumpuk dan tidak tercampur.