Kegiatan administrasi pada departemen operasional di PT. Dasindo Media Bandung (Dale Carnegie Training)

Abstract

Penulis melakukan praktik kerja yang bertujuan untuk mengetahui fungsi administrasi pada departemen operasional di PT. Dasindo Media Bandung (Dale Carnegie Training) yang berlokasi di Jl. DR. Setiabudhi No 287A dan Ruko Setrasari Mall A-10 Bandung, Jawa Barat. Penulis melakukan praktik kerja mulai pada tanggal 01 Februari 2019 sampai dengan 12 April 2019 dari jam 08.00 – 17.00 WIB, dengan jumlah waktu (jam) adalah 204 jam. Selama pelaksanaan praktik kerja, penulis mendapatkan banyak pengetahuan baru yang bermanfaat bagi penulis yaitu membantu pekerjaan admin dengan tugas utama membuat absensi, name tag, label buku untuk kelas yang akan berjalan. Merekap dokumen evaluasi peserta kelas (motorola) dan input motorola untuk dibuatkan laporan evaluasi dan memindai dokumen evaluasi peserta kelas (motorola) serta mengunggah ke server perusahaan. Melakukan pembaruan data alumni kelas training ke google contact admin dan mengikuti program pembekalan yang selanjutnya menjadi CA (class assistant). Kendala yang dihadapi penulis dalam pelaksanaan praktik kerja yaitu: Pertama, penulis mengalami kendala dalam beroperasional karena komputer yang digunakan juga sebagai server, sering mengalami kerusakan pada bagian tampilan layar monitor (ngeblur/kabur) sehingga tulisan atau tampilan yang sedang dibuka tidak terlihat dengan jelas. Kedua, mengalami kendala pada saat mencari atau menyimpan file pada server perusahaan, disebabkan banyaknya file yang tidak berada pada tempatnya (folder sesuai klasifikasi). Ketiga, mengalami kendala pada saat melakukan pemindaian dokumen, karena alat pemindaian hanya ada di kantor Setrasari. Untuk meningkatkan keefektifan kerja dan efisiensi waktu dalam melakukan pekerjaan, penulis mengusulkan beberapa saran berdasarkan pengalaman penulis pada saat melakukan praktik kerja di PT. Dasindo Media Bandung (Dale Carnegie Training) yaitu: Pertama, perusahaan melakukan perbaikan terhadap komputer server agar user yang membutuhkan dokumen, data atau file dari komputer server bisa segera mengaksesnya. Sebagai inventaris, komputer server harus dapat dioperasikan dengan baik. Kedua, untuk mempermudah pencarian dokumen terutama dalam pengarsipan data kelas pada server, penulis menyarankan untuk menata ulang dan melengkapi data per folder berdasarkan klasifikasi departemen, tahun, perusahaan klien, jenis kelas, nomor kelas dan jenis dokumen. Ketiga, perusahaan melakukan pengadaan mesin Pemindaian (printer) khusus untuk bagian administrasi di kantor Setiabudhi. Pengadaan ini juga sangat bermanfaat, sehingga admin dan tenaga magang tidak lagi menggunakan aplikasi di gawai masingmasing untuk melakukan pemindaian dokumen.