Pekerjaan staf Administrasi pada Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis melaksanakan praktik kerja di Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan yang berlokasi di Jl. Merdeka No.30 Bandung 40117, Kota Bandung, sejak tanggal 1 Agustus 2016 sampai dengan 14 Oktober 2016 dengan waktu kerja dari pukul 08.00-16.00 WIB setara dengan 200 jam. Bidang praktik kerja yang dilakukan penulis yaitu staf administrasi yang bersangkutan pada Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik. Pekerjaan yang penulis lakukan adalah mencatat pengagendaan surat masuk dan mengarsipkannya, pengecekan penomoran urut dan pencatatan data terbaru lulusan mahasiswa pada buku ijazah dan alumni, pengiriman informasi melalui e-mail kepada mahasiswa, pengarsipan data publikasi mahasiswa program magister, pemasukan data diri calon mahasiswa baru menggunakan Ms.Access, serta melakukan penggandaan (fotokopi) dokumen seminar rancangan penelitian mahasiswa program magister. Selama melakukan praktik kerja ini penulis mengl1adapi beberapa masalah yaitu, peralatan alat tulis kantor yang kurang memadai, kurangnya meja dan inventaris kantor seperti komputer dan lain-lain, berkas data publikasi yang dibiarkan menumpuk dalam jumlah banyak, tidak adanya daftar isi pada ordner data publikasi, kesalahan pemberian nomor urut oleh pegawai tenaga magang sebelumnya, dan mesin fotokopi yang bermasalah saat proses fotokopi berkas seminar rancangan penelitian mahasiswa. Dalam melakukan praktik kerja ini, penulis menerapkan beberapa teori yang penulis dapatkan selama perkuliahan untuk membantu tugas,tugas yang diberikan oleh perusahaan seperti teori Manajemen Perkantoran, teori Komunikasi Bisnis, dan teori-teori lainnya. Setelah melakukan kegiatan praktik kerja, penulis saat ini mengetahui bagaimana proses pengarsipan surat masuk diamana proses tersebut memiliki alur yang sistematis. Penulis mempelajari pencatatan data diri alumni pada buku ijazah dan alumni. Penulis mengetahui bagaimana proses komunikasi dalam menyampaikan suatu infonnasi. Penulis mempelajari pengarsipan dari data publikasi karya ilmiah mabasiswa, serta penulis dapat mempelajari tata cara penggunaan mesin fotokopi yang baik dan benar. Penulis memberikan masukan sebagai saran yang membangun untuk tata usaha Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan seperti sebaiknya untuk menunjang kinerja bagi pegawai tenaga magang diberikan kesempatan mendapatkan alat tulis kantor yang memadai, sebaiknya diadakan pembagian jadwal kerja yang sistematis bagi pegawai tenaga magang lebih dari satu orang, disediakannya box file per program studi untuk data publikasi yang baru, disediakannya sebuah daftar isi pada masing-masing ordner data publikasi, perlu adanya control dari atasan atas kinerja pegawai tenaga magang, dan perlu adanya petunjuk penggunaan yang dapat ditempelkan dekat mesin fotokopi.