Tinjauan kegiatan administrasi personalia di PT Hergatex Bandung, 2016.

Abstract

Penulis melaksanakan praktik kerja di perusahaan PT HERGATEX Bandung yang berlokasi pada di Jl. Dayeuh kolot No. 41, Bandung Wetan, Kota Bandung, Jawa Barat 40115 sejak tanggal 9 agustus 2016 sampai dengan 29 Oktober 2016 dengan waktu kerja dari pukul 08.00-17.00 WIB setara dengan 200 jam. Bidang praktik kerja yang dilakukan penulis yaitu kegiatan administrasi perusahaan yang bersangkutan dengan sumber daya manusia dengan pekerjaan pada divisi Sumberdaya Manusia. Pekerjaan yang penulis lakukan adalah mencatat pengagendaan surat masuk dan surat keluar yang datang pada divisi sumber daya manusia, melakukan report dari penilaian kerja pegawai untuk dimasukan ke dalam database kepegawaian, serta melakukan kalsifikasi dokumen clon pelamar kerja berdasarkan posisi yang dicantumkan pada masing-masing lamaran kerja. Selama melakukan praktik kerja ini penulis menghadapi beberapa masalah yaitu, buku agenda untuk surat masuk dan surat keluar sejak penulis datang melakukan praktik kerja belum diganti dengan buku agenda yang baru, ketidakteraturan dalam pengarsipan surat masuk internal dengan baik, sistem database yang tidak stabil, dan kurangnya tempat penyimpanan dokumen calon pelamar kerja. Dalam melakukan praktik kerja ini, penulis menerapkan teori Manajemen Perkantoran yang penulis telah dapat selama perkuliahan untuk membantu tugas-tugas yahg diberikan perusahaan. Penulis membantu banyak melakukan kegiatan yang berkaitan dengan teori tersebut seperti panangan surat masuk , hingga pengarsipan dokumen calon pelamar kerja. Setelah melakukan kegiatan praktik kerja, penulis saat ini mengetahui bagaimana sistem pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar. Pengagendaan surat masuk menjadi sangat penting dalam penangan surat sebelum didistribusikan kepada atasan atau pihak yang berkepentingan. Penulis dapat mengetahui dan mempelajari proses dan prosedur dalam melakukan report hasil penilaian kinerja pegawai ke dalam database kepegawaian.Dengan proses dan prosedur yang baik dan benar akan memberikan kemudahan kepada pegawai untuk melakukan report dan menghasilkan informasi yang jelas. Penulis dapat mengetahui sistem pengarsipan dokumen sangat penting dimana dengan pengelolaan arsip harus memberikan efektivitas dan efisiensi bagi semua pegawai yang membutuhkan dokumen tersebut. Penulis memberikan saran seperti penambahan fasilitas yang dapat menunjang kinerja pegawai dalam melakukan pekerjaan nya, seperti disediakannya minimal dua buku agenda untuk mempercepat setiap pencatatan agenda surat masuk, disediakannya lemari tambahan untuk tempat penyimpanan arsip dokumen calon pelamar kerja agar dapat tertata dengan rapi, serta sistem pengarsipan surat masuk di kalsifikasikan dengan cross reference menggabungkan sistem kronologis dan juga sistem subjek.