Pekerjaan staf sekeretariat pada Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis melaksanakan praktik kerja sebagai staf administrasi dan pelayanan di Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan Bandung, yang berlokasi di Jl. Merdeka No.30 Bandung. Penulis melakukan praktik kerja selama 233 jam. Praktik kerjadi laksanakan selama 5 hari kerja dalam seminggu, dengan jadwal kerja disesuaikan dengan pula dengan jadwal mata kuliah yang sedang ditempuh oleh penulis. Penulis ditugaskan untuk melakukan kegiatan administrasi dan pelayanan di Tata Usaha, yang terdiri dari penanganan tamu dan pemberian formulir yang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa, meng-input data surat masuk dan surat keluar, mengklasifikasikan surat sesuai jenis dan kategorinya, dan meng-input data profil mahasiswa Magister dan Doktor. Beberapa permasalahan teknis yang dihadapi penulis seperti tidak tersambungnya jaringan internet untuk mengirim data surat masuk dan surat keluar yang telah penulis input di dalam Microsoft Excel ke email sekretaris direktur dan komputer yang penulis gunakan sering error karena data-data yang ada di dalamnya terlalu banyak sehingga membuat komputer menjadi lambat saat digunakan pada saat penulis menginput data profil mahasiswa Magister dan Doktor ke dalam Microsoft Excel. Untuk mengatasi masalah ini, penulis menggunakan komputer lain yang ada koneksi internet untuk menyelesaikan tugas tersebut dan mengerjakan pekerjaan lain selama komputer error yaitu meng-input data surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Setelah melaksanakan praktik kerja penulis mempelajari cara penanganan tamu yang baik dan tepat, mengetahui ruang lingkup kegiatan administrasi dalam pengarsipan data surat masuk dan surat keluar dari mulai pencatatan ke dalam buku agenda sampai meng-inputnya ke dalam Microsoft Excel, mengklasifikasi surat sesuai jenis dan kategorinya, dan pengarsipan data profil mahasiswa Magister dan Doktor. Penulis mengajukan beberapa saran yaitu, 1) Tata Usaha tetap mempertahankan sistem pelayanan penanganan tamu yang sudah ditetapkan selama penulis melakukan praktik kerja dengan cepat dan tamu tidak harus menunggu lama, 2) penulis menyarankan agar Tata Usaha segera menyambungkan koneksi internet di komputer yang tidak terhubung dengan koneksi internet, 3) Untuk mencegah terjadinya error pada komputer, penulis menyarankan agar dilakukan pemeliharaan, pengecekan dan menghapus data yang tidak digunakan lagi setiap minggu pada setiap komputer yang digunakan untuk kegiatan administrasi dan menentukan orang yang berhak untuk melakukan penghapusan data tersebut di komputer yang ada di Tata Usaha Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan.