Penanganan administrasi billing service di PT. Astra International Tbk TSO-AUTO 2000 Asia Afrika Bandung

Abstract

Dalam penyusunan laporan praktik kerja ini, penulis melakukan praktik kerja di PT. Astra International Tbk TSO - AUTO 2000 Asia Afrika Bandung yang berlokasi di Jl. Asia Afrika no. 125 Bandung. Dengan waktu pelaksanaan praktik kerja yang dimulai pada tanggal 2 Februari 2018 sampai dengan 7 Maret 2018 dengan jumlah waktu kerja selama 200,5 jam. Pada saat praktik kerja dilaksanakan, penulis ditempatkan sebagai staf administrasi billing service. Pada pelaksanaan praktik kerja, penulis diberikan tugas antara lain : membuat bill servis untuk konsumen yang melakukan Perintah Kerja Bengkel (PKB) kepada PT. Astra International Tbk TSO - AUTO 2000 Asia Afrika Bandung, membuat dokumen tagihan kepada perusahaan yang telah melakukan Perjanjian Kerjasama Servis (PKS) dan dealer Toyota yang akan dikirimkan melalui perusahaan jasa pengiriman, mengarsipkan dokumen-dokumen Perintah Kerja Bengkel (PKB) ke dalam ordner dan ditempatkan di lemari arsip. Dalam pelaksanaan praktik kerja ini penulis menemui beberapa kendala yaitu, kurangnya jumlah pegawai dan komputer untuk bagian administrasi billing service sehingga proses pembuatan bill menjadi terhambat, Service Advisor (SA) dan Toyota Home Service (THS) terkadang selalu memberikan formulir Perintah Kerja Bengkel (PKB) yang tidak terbaca tulisan di dalamnya sehingga harus konfirmasi ulang kepada penulisnya, Toyota Dealer Management System (TDMS) terkadang selalu error sehingga penulis harus mengawasi pita printer agar tetap berfungsi semestinya. Kelengkapan data yang dibutuhkan, juga kerjasama yang baik antar pegawai sangat mempengaruhi keberhasilan serta kelancaran pekerjaan di bagian administrasi billing service di PT. Astra International Tbk TSO - AUTO 2000 Asia Afrika Bandung. Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh penulis selama melaksanakan praktik kerja, penulis menyarankan sebaiknya ada penambahan pegawai dan komputer pada bagian administrasi billing service karena pekerjaan yang menumpuk membutuhkan waktu lama jika hanya dikerjakan oleh satu staf administrasi billing service, satu pegawai magang, dan dua komputer. Sebaiknya Service Advisor (SA) dan Toyota Home Service (THS) mengisi formulir Perintah Kerja Bengkel (PKB) dengan tulisan yang jelas sehingga memudahkan petugas administrasi billing service dalam melakukan proses billing untuk konsumen dan tidak terjadi keterlambatan. Sebaiknya internet di kantor menggunakan koneksi internet yang cepat karena koneksi lambat menyebabkan error pada Toyota Dealer Management System (TDMS). Sebaiknya printer pita diganti dengan printer laser agar proses billing lebih cepat dan tidak terjadi error.