Pekerjaan staf bagian Tata Usaha pada Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja di Universitas Katolik Parahyangan Bandung Gedung Rektorat lantai 3 , Biro Pengembangan Modal Insani yang terletak di Jl. Ciumbuleuit No. 94, Kota Bandung selama 205 jam dengan jam kerja yang dimulai pukul 08.00 hingga pukul 16.00 atau setara 8 jam kerja yang dilaksanakan pada hari senin sampai jumat dimulai tanggal 19 April 2017 hingga tanggal 31 Mei 2017 dalam bidang Administrasi Perkantoran. Tugas yang dilaksanakan penulis adalah membantu memroses surat masuk, memo masuk dan surat keluar, memasukkan dan mengarsipkan berkas pelamar kerja, memroses berkas pengantar surat keputusan, memroses berkas usulan pegawai dan memroses berkas laporan biaya kegiatan pegawai . Selain itu, penulis melaksanakan pekerjaan tambahan yaitu memasukkan data dan merekapitulasi laporan umpan balik atau hasil rapat dan melakukan stock opname per bulan mei 2017 dan membuat laporannya untuk kemudian akan dilakukan pengauditan oleh Biro Umum dan Teknik Universitas Katolik Paahyangan. Pada pelaksanaan praktik kerja di Biro Pengembangan Modal Insani penulis menghadapi beberapa kendala atau masalah diantaranya saat penulis melakukan pemindaian, mesin pemindai (scanner) sering mengalami gangguan, keadaan ruang arsip yang kurang tertata, sistem pengarsipan yang belum sepenuhnya tertata dengan baik dan berkas lamaran yang bertumpuk dan tidak diarsipkan. Terhadap masalah yang dihadapi, penulis menyarankan agar pengurangan kertas lebih dioptimalkan lagi karena usaha dalam pengurangan kertas memang telah dilakukan dengan memindai berkas dan mengirimkannya melalui email tetapi baru dalam beberapa hal saja kemudian dilakukan perbaikan terhadap mesin pemindai (scanner), melaksanakan pembenahan ruangan arsip secara rutin kemudian menjaga agar arsip-arsip disimpan dengan baik dan sesuai dengan tempatnya sehingga berkas pegawai tidak tercecer atau hilang dan sesegera mungkin melakukan arsip pada berkas lamaran agar tidak bertumpuk diruang arsip dan pengarsipan dapat tertata dengan baik baik arsip manual maupun arsip digital. Penulis menerapkan teori manajemen perkantoran dalam menyelesaikan setiap tugas yang diberikan oleh perusahaan dan pada pelaksanaan praktik kerja, penulis menyadari pentingnya pencatatan dan pengarsipan berkas yang tertata dengan baik demi meningkatnya efektifitas dan efisiensi kerja pegawai.