Tinjauan pekerjaan staf bagian Akademik dan Keuangan pada Sekolah Pascasarjana Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Dalam penyusunan laporan praktik kerja ini, penulis melakukan praktik kerja di Sekolah Pascasarjana Univeristas Katolik Parahyangan yang berlokasi di Jalan Merdeka 30 Bandung, Indonesia. Waktu kegiatan praktik kerja dilaksanakan pada tanggal 20 Maret sampai dengan 18 Mei 2017 dengan hari kerja dimulai dari hari Senin sampai hari Jumat. Bidang pekerjaan yang ditugaskan kepada penulis dari Sekolah Pascasarjana Univeristas Katolik Parahyangan adalah bidang Administrasi Akademik dan Keuangan. Pada pelaksanaan praktik kerja, penulis diberikan tugas sebagai berikut, 1. Mengelola, mengarsipkan dan menginput data dokumen kegiatan keuangan akademik seluruh program studi dan mahasiswa Non-Reguler. 2. Mempelajari proses pengelolaan dokumen ijazah, transkrip nilai dan surat keterangan lulus. 3. Mempelajari proses pengelolaan surat keputusan bimbingan sidang dan seminar. 4. Mempelajari proses pengarsipan dokumen publikasi mahasiswa. Adapun masalah yang penulis temukan dalam melaksanakan kegiatan praktik kerja antara lain : 1. Mesin scan sering mengalami masalah,sehingga menghambat pekerjaan penulis. 2. Beberapa kegiatan dijadikan dalam satu faktur sehingga sedikit membingungkan penulis dalam proses pemisahannya. 3. Belum adanya arsip elektronik untuk dokumen kegiatan keuangan akademik dan arsip fisik yang tidak rapi. 4. Kurangnya ketersediaan meja dan kursi serta komputer untuk pengerjaan tugas. Berikut solusi yang penulis berikan untuk bagian tata usaha sekolah pascasarjana universitas katolik parahyangan adalah : 1. Kabel mesin scan ditahan dengan selotip dan dijauhkan dari jangkauan, penulis menarik kertas keluar secara perlahan sambil menekan tombol stop dan penulis melakukan scan ulang agar hasil scan terbaca. 2. Kegiatan yang dilakukan lebih dari 1(satu) program studi dengan kode yang berbeda pada faktur akhirnya diarsipkan untuk bagian pasca umum dengan kode 4199, setelah penulis menanyakan kepada bagian keuangan. 3. Penulis menginput data kegiatan keuangan akademik mahasiswa regular dan non-reguler kedalam microsoft excel sebagai arsip elektronik keuangan. Dan penulis merapikan arsip kegiatan berurutan sesuai tanggal dan program studi. 4. Penulis berbagi meja dengan anak magang lainnya dan menggunakan laptop selama penginputan data. Selama melakukan praktik kerja sebagai staf Administrasi, penulis menerapkan teori Manajemen Perkantoran yang penulis dapat selama proses perkuliahan terhadap praktik kerja yang penulis lakukan, untuk membantu penulis menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan perusahaan.