Pengarsipan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar di PT. Pikiran Rakyat Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja sebagai staf Sekretaris Direksi bagian Sekretariat Perusahaan, di PT Pikiran Rakyat Bandung. Pikiran Rakyat beralamat di Jl. Asia Afrika No. 77, Bandung. Penulis telah melakukan praktik kerja terhitung sejak tanggal 20 Februari sampai dengan 31 Maret 2022. Praktik kerja dilaksanakan selama 29 hari kerja atau setara dengan 206 jam kerja dengan jam kerja 7 per hari. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktik kerja yaitu melakukan pengelolaan pengarsipan dan pencatatan surat masuk dan keluar perusahaan. Selama penulis melakukan kegiatan praktik kerja, penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi seperti mesin pencetak (printer) tidak selalu berfungsi dengan baik, dan dalam melakukan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan memiliki waktu yang cukup lama. PT. Pikiran Rakyat dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan secara manual dengan melakukan klasifikasi yang berbeda dalam ordner. Surat masuk internal menggunakan (klasifikasi numerik yaitu nomor agenda) dan surat masuk eksternal menggunakan (klasifikasi kronologis) sedangkan surat keluar menggunakan (klasifikasi numerik yaitu nomor surat). Sebaiknya PT. Pikiran Rakyat mempertimbangkan membuat backup digital, sehingga lebih praktis dan mudah dalam mengarsipkan dan membuat pencatatan untuk menelusuri arsip.