Tinjauan terhadap pengelolaan pengarsipan kegiatan akademik dan kemahasiswaan program diploma III Manajemen perusahaan Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penelitian dilaksanakan di Tata Usaha Program D III Manajemen Perusahaan Universitas Katolik Parahyangan yang berlokasi di Jl. Ciumbuleuit no. 94 Bandung. Penelitian dimulai dari bulan Agustus 2004 sampai dengan bulan Januari 2005. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana inventalisasi arsip kegiatan akademik dan kemahasiswaan yang ada di TU selama ini, bagaimana masalah pengarsipan kegiatan akademik dan kemahasiswaan di lapangan serta bagaimana prosedur pelaporan kegiatan akademik dan kemahasiswaan ke TU untuk diarsipkan. Penelitian ini merupakan penelitian terapan uan metode penelitian yang digunakan adalah deskrptif. Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, mempunyai kegunaan, setiap kali diperlukan harus dapat secara cepat ditemukan kembali. Setiap arsip berisi data dan informasi. Fungsi arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif, semi aktif dan inaktif. Klasifikasi arsip terdiri dari sistem alfabetis, numerik, geografis, subyek dan kronologis. Peralatan yang diperlukan dalam pengarsipan dapat berupa folder, guide, tab, filing cabinet, lemari, rak arsip dan kotak kartu kendali. Jadwal Retensi Arsip diperlukan untuk memindahkan berkas surat dari pusat penyimpanan sehingga dapat diketahui kapan menjadi arsip inaktif. Selanjutnya ditentukan apakah arsip inaktif menjadi statis karena alasan historis, atau dimusnahkan agar tidak terjadi banjir arsip. Kegiatan pengarsipan terkait dengan prosedur yang dibuat dengan metode tertulis, gambar/skema document flow chart atau flow process chart. Program D III Manajemen didirikan pada tahun 1995. Pada awalnya berlokasi di JI. Djunjunan Pasteur. Pada tahun 2000 pindah ke Gedung 9 JI.Ciumbuleuit 94 dan bersatu dengan FE Unpar. Sejak didirikannya, sudah terjadi 3 kali pergantian Ketua Program. Program D III Unpar memiliki visi dan misi program studi yang menjadi dasar selanjutnya bagi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan usahanya di masa kini dan masa yang akan datang. Pembahasan pengarsipan melibatkan media kantor, pencatatan surat untuk menelusuri arsip, dan prosedur. Dari hasil wawancara dan observasi dapat diketahui kegiatan apa saja yang termasuk ke dalam kegiatan akademik dan kemahasiswaan yang harus diarsipkan, serta apa fungsi dari masing - masing arsip tersebut Observasi dan dokumentasi dilakukan di lokasi yang menyimpan arsip D III Manajemen, yaitu di lemari "Dodo" dan filing cabinet "Daru" di 9401, di 9703 yang menyimpan arsip-arsip lama semasa perkuliahan masih di Pasteur, di 2 lemari geser 9426, dan lemari diam di 9426. Tempat kerja tim peneliti di 9405 digunakan untuk menginventarisasi arsip kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Arsip - arsip yang belum lengkap juga dikumpulkan dari Ketua Program, Ketua Himpunan, Ketua Alumni, dan beberapa dosen. Selain diadakan penyatuan arsip - arsip yang terpencar di beberapa tempat Pembahasan prosedur pelaporan kegiatan akademik dan kemahasiswaan diperlukan untuk mengetahui mengapa tidak ada tembusan arsip di TU mengenai proposal dan laporan kegiatan kemahasiswaan yang diadakan oleh himpunan maupun oleh dosen, serta sedikit sekali proposal dan laporan kegiatan akademik yang diadakan oleh dosen. Untuk mempermudah dan mempercepat pencarian arsip, sebaiknya dipisahkan antara arsip kegiatan akademik, kemahasiswaan dan keuangan/kepegawaian, dibuat pencatatan untuk mempermudah menelusuri arsip, pembuatan Jadwal Retensi Arsip, pemberian pelatihan pengarsipan kepada TU, serta perlunya ketentuan baku pengarsipan bagi Ketua Himpunan dan Ketua Alumni. Pembuatan prosedur juga diperlukan untuk mengatur tembusan pelaporan kegiatan kemahasiswaan dan akademik untuk diarsipkan di TU. Selain itu setiap rapat atau meeting sebaiknya dibuat catatan notulen rapat, dan memberlakukan penggunaan lembar disposisi agar tidak terjadi banjir arsip di ruangan Ketua Program.