Tinjauan terhadap kegiatan administrasi perkantoran di lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat [LPPM] Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Abstract

Penelitian dilaksanakan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM ) Universitas Katolik Parahyangan yang beriokasi di Gedung Rektorat Lantai 4 Jl. Ciumbuleuit no. 94 Bandung. Penelitian dimulai dan bulan September 2005 sampai dengan bulan Desember 2005. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pembagian kerja di LPPM, sistem pengarsipan yang diterapkan serta pencatatannya, prosedur yang terkait dengan fungsi LPPM, serta rancangan kantor yang mendukung fasilitasi dan koordinasi kegiatan penelitian dan pengabdian masyakarat Unpar. Penelitian ini merupakan penelitian terapan dan metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Setiap posisi dalam struktur organisasi pasti tidak akan terlepas dan satu atau lebih kegiatan administrasi untuk mendukung pekerjaannya masing-masing. Semua itu harus terangkum secara jelas dalam job description setiap pegawai yang harus memiliki job specification yang tepat untuk mengerjakannya. Sistem Informasi Manajemen membutuhkan mekanisme/metode yang dibakukan dalam prosedur. Juga membutuhkan catatan kantor berupa surat, formulir dan laporan, yang berisi data dan Informasi. Catatan kantor tersebut harus diarspikan dengan disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan, dan setiap kali diperlukan harus dapat secara cepat ditemukan kembali. Kegiatan pengarsipan tidak terlepas dari klasifikasi arsip, tempat penyimpanan arsip, jadwal retensi arsip, serta pencatatan untuk memudahkan penelusuran arsip. Lembaga penelitian Unpar didirikan pada tahun 1963 dengan nama Lembaga Penyidikan Ilmiah. Pada tahun 1985, namanya berubah menjadi Lembaga Penelitian ilmiah dan berfungsi ganda sebagai lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat. Pada tahun 1995, Lembaga Penelitian Ilmiah dipecah menjadi Lembaga Penelitian/LP dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat/LPKM. Yang terakhir pada tahun 2005, LP dan LPKM tersebut digabungkan kembali ke dalam Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat/LPPM. Pembahasan pembagian bebari kerja, pengarsipan, prosedur dibagi ke dalam 5 kelompok, yaitu untuk Ketua LPPM, Kepala TU, Koordinator Penelitian, Koordinator Pengabdian kepada Masyarakat, Staf Keuangan dan Kepegawaian, serta Staf Layanan dan Penerbitan; Semua job description pegawai di LPPM meiniliki arsip sesuai bidangnya masing-masing, baik itu arsip historis maupun arsip aktif. Setiap arsip juga memerlukan pencatatan yang berguna untuk memudahkan pihak-pihak yang membutuhkannya dalam menelusuri arsip. Selain itu setiap tugas berkaitan prosedur kerja sebagai pedoman untuk bertindak bagi tiap pegawai serta didukung oleh dan catatan kantor dalam melakukan pekerjaan. Sebaiknya LPPM membuat secara tertulis job description dari posisi masing-masing dalam struktur organisasi dan mengatur kembali pembebanan kerja setiap posisi dalam struktur organisasi untuk menghindari terjadinya pembebanan kerja yang kurang merata diantara pegawai. Juga membenahi sistem klasifikasi arsip, tempat penyimpanan arsip, membuat Jadwal Retensi Arsip, serta melengkapi pencatatan untuk menelusuri arsipnya. Prosedur kerja perlu didata dan dicatat secara tertulis, agar dapat mempemnudah pencapaian tujuan, mempermudah self control sekaligus mempermudah pengendalian terhadap penyimpangannya. Perlu dibuat fonmulir baru untuk memfasilitasi tugas LPPM dalam mengkoordinasikan dan memonitoring kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.