Pekerjaan bagian administratif di Direktorat Kemahasiswaan Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis melakukan kegiatan magang industri sebagai front office di Direktorat Kemahasiswaan Universitas Katolik Parahyangan (Ditmawa UNPAR) yang berada dibawah koordinasi Kepala Tata Usaha. Kantor Ditmawa UNPAR berlokasi di Jalan Ciumbuleuit No. 94, Hegarmanah, Kec. Cidadap, Kota Bandung, Jawa Barat 40141, tepatnya di Gedung Kemahasiswaan lantai dua. Penulis telah melakukan kegiatan magang industri terhitung sejak 18 September 2023 sampai dengan 18 Januari 2024. Waktu kerja kegiatan magang industri dilakukan setiap hari Senin hingga Jumat mulai dari pukul 09.00-16.00 WIB. Penulis melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan bagian administratif Ditmawa UNPAR selama melakukan kegiatan magang industri. Pekerjaan tersebut antara lain adalah seperti menerima dan mengarsipkan surat masuk, melakukan pelayanan tamu baik dari pihak internal maupun eksternal UNPAR, menulis draf surat tugas dan/atau surat dispensasi perkuliahan, menjadi notulis pada saat rapat berlangsung, serta melakukan pencatatan inventaris milik Ditmawa UNPAR. Disamping pekerjaan utama tersebut, penulis juga melakukan pekerjaan tambahan lain seperti memindai berkas keuangan berupa bukti pembayaran yang terkait dengan seluruh kegiatan kemahasiswaan yang perlu diarsipkan ke dalam sistem (google drive), membuat desain untuk konten yang akan diunggah pada akun Instagram Ditmawa UNPAR, membuat form bukti potong pajak, memeriksa Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan milik Persatuan Mahasiswa (PM) UNPAR, serta menginput data mahasiswa/i penerima beasiswa di Universitas Katolik Parahyangan. Selama melakukan kegiatan magang industri, penulis menemukan beberapa permasalahan yang terjadi seperti kurangnya fasilitas perangkat yang mendukung seperti komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan administratif di Direktorat Kemahasiswaan, alat arsip yang kurang memadai sehingga masih mengandalkan pengarsipan secara manual, mengalami kesulitan saat mencari sertifikat Inisiasi Adaptasi (SIAP) 2018 dan 2019 karena tempat penyimpanan yang kurang terorganisir dengan baik. Berdasarkan kegiatan magang industri yang telah dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa penulis telah memahami proses dan prosedur pengerjaan setiap uraian pekerjaan yang diberikan oleh mentor kepada penulis. Saran yang dapat penulis berikan berdasarkan masalah yang ditemukan selama magang industri adalah menyediakan fasilitas perangkat yang mendukung seperti komputer untuk melakukan pekerjaan administratif. Selain itu, penulis menyarankan agar sistem pengarsipan berkas atau dokumen dapat dilakukan secara digital dan membenahi susunan penyimpanan sertifikat SIAP agar dapat mempermudah proses pencarian.