Kegiatan Front Office pada Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja sebagai Front Office pada divisi Tata Usaha di Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR). Universitas Katolik Parahyangan beralamat di Jl. Ciumbuleuit, No. 94, Kecamatan Cidadap, Kota Bandung, Jawa Barat 40141. Penulis telah melakukan praktik kerja terhitung sejak tanggal 20 Maret 2023 sampai dengan 16 Mei 2023. Praktik kerja dilaksanakan selama 29 hari kerja atau setara dengan 219 jam kerja dengan rata-rata kerja 8 jam per hari. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktik kerja yaitu membantu melayani tamu baik secara langsung mapun melalui telepon, melayani penerimaan surat masuk dari unit lain, dan memproses surat keluar sebelum dikirimkan kepada unit lain. Selama penulis melakukan kegiatan praktik kerja, penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi yaitu tidak adanya buku tamu dan formulir penerimaan telepon, tidak adanya tempat untuk menyimpan ordner/box file surat masuk dan keluar dikarenakan rolling shelving yang sudah overload. Sehingga penulis harus menyimpan ordner/box file surat masuk dan surat keluar di luar rolling shelving dan membuat ruangan arsip menjadi tidak rapi, dan kurangnya koordinasi antar divisi BPMI UNPAR. Berdasarkan praktik kerja yang telah dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa penulis telah memahami bagaimana cara melayani tamu secara langsung maupun melalui telepon, penerimaan surat masuk dari unit lain, dan memproses surat keluar sebelum dikirimkan kepada unit lain. Penulis dapat memberikan saran untuk meningkatkan pelayanan tamu dengan menyediakan buku tamu dan formulir penerimaan telepon, melakukan penyusunan ulang terhadap berkas arsip dosen dan tenaga kependidikan tetap maupun kontrak dengan melakukan pendataan ulang pegawai, dan ketika surat masuk datang dari unit lain untuk tidak langsung diambil oleh divisi yang bersangkutan. Karena akan dilakukan penginputan data terlebih dahulu oleh bagian Front Office. Dan untuk bagian Front Office, lebih baik langsung dilakukan penginputan terhadap surat masuk yang datang. Sehingga ketika surat masuk diambil oleh yang bersangkutan tidak akan menimbulkan masalah.