Kegiatan pengarsipan pada Divisi Tata Usaha di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja sebagai Staf Tata Usaha, di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan. Yang beralamat di Jalan Ciumbuleuit No.94, Hegarmanah, Kecamatan Cidadap, Kota Bandung, Jawa Barat 40141. Penulis telah melakukan praktik kerja terhitung sejak tanggal 20 Maret 2023 sampai dengan 19 Mei 2023. Praktik kerja dilaksanakan selama 61 hari kerja atau setara dengan 200 jam kerja pada hari Senin sampai Jumat dengan jam kerja pukul 08.00 – 16.00 WIB atau 8 jam per hari dan istirahat 1 jam. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktik kerja yaitu melakukan pengarsipan dokumen pegawai aktif dan pensiun Universitas Katolik Parahyangan secara digital dan secara fisik. Selama melakukan kegiatan praktik kerja, penulis menemukan beberapa masalah yang cukup sering terjadi seperti perangkat kerja mesin pindai (scanner) kantor yang terkadang mengalami kendala (error), sehingga menghambat jalannya pekerjaan, kemudian terdapat beberapa dokumen fisik yang sulit ditemukan ketika dibutuhkan yang disebabkan kerena penempatan yang tidak sesuai, kemudian seringnya terjadi mati lampu, dan ruang arsip yang kurang rapi. Menurut saya Biro Pengambangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan sudah baik dalam melaksanakan kegiatannya di bidang pengarsipan. Hal tersebut dapat dilihat dari proses dan prosedur yang telah ditentukan oleh Biro Pengembangan Modal Insani dapat dengan mudah untuk dipahami dan dipraktekkan. Hal tersebut dibuktikan berdasarkan pengalaman pribadi penulis yang sudah berhasil mempelajari cara bekerja pada posisi Staf Tata Usaha Biro Pengembangan Modal Insani. Untuk lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi sebaiknya Biro Pengambangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan lebih memperhatikan kondisi terhadap peralatan penunjang bekerja seperti mesin pindai (scanner), menjaga kebersihan dan kerapihan ruang arsip, melakukan penataan ulang terhadap dokumen-dokumen pegawai, serta menjaga kestabilan listrik. Hal tersebut perlu dilakukan dengan tujuan agar setiap pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai menjadi lebih maksimal, serta dapat membuat setiap pegawai yang bekerja disana merasa lebih nyaman dan senang ketika bekerja pada Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan.