Kegiatan Staf Tata Usaha pada Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja sebagai staf tata usaha di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan. Universitas Katolik Parahyangan beralamat di Jl. Ciumbuleuit, No. 94 Kecamatan Cidadap, Kota Bandung, Jawa Barat 40141. Penulis melakukan praktik kerja dimulai pada tanggal 14 Oktober 2021 sampai dengan 30 November 2021 dengan rata-rata 8 jam kerja per hari dengan total 238 jam. Praktik kerja penulis dimulai pada hari Senin sampai Jumat dengan rata-rata jam kerja dari pukul 08.00 16.00 WIB. Penulis melakukan praktik kerja sebagai staf di bagian Tata Usaha. Penulis melakukan beberapa pekerjaan penanganan administrasi di bagian Tata Usaha yang meliputi pemindahan berkas pegawai secara fisik dan digital, penerimaan surat masuk, pemprosesan surat keluar. Pada saat melaksanakan praktik kerja, penulis menemukan beberapa masalah, diantaranya mengenai mesin scanner yang merupakan versi lama sehingga menghambat proses kinerja penulis, proses peminjaman dokumen fisik di ruang arsip masih kurang tertata sehingga mengakibatkan tercecernya dokumen dan hilang sementara disaat dibutuhkan dan juga mengenai ada beberapa dokumen lama yang rentan rusak/sobek sehingga menyulitkan proses pemindaian. BPMI UNPAR sudah berjalan cukup baik yang mana setiap bagiannya melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada di BPMI UNPAR. Selain itu juga dari praktik kerja ini saya dapat memahami proses pengarsipan dokumen fisik dan pengarsipan secara digital dan juga proses penerimaan surat masuk dan juga pemprosesan surat keluar. Penulis menyarankan untuk efesiensi waktu dalam proses pemindahan digital, sebaiknya BPMI UNPAR meng-upgrade mesin scanner ke versi terbaru agar proses pemindahan menjadi lebih cepat. Selain itu, penulis memberikan saran agar proses peminjaman dokumen oleh pegawai hanya diberikan oleh bagian arsip saja. Agar bilamana dokumen yang bersangkutan dibutuhkan, staf bagian arsip mengetahui keberadaan dokumen tersebut.