Pekerjaan Staf Bagian Pengadaan Pegawai di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis melakukan praktik kerja sebagai syarat kelulusan. Penulis melakukan praktik kerja pada bagian Pengadaan Pegawai (RP - 2) di Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR). Penulis melakukan kegiatan praktik kerja sebagai staf di bagian divisi Rekrutmen dan Pengadaan Pegawai Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan. Uraian Pekerjaan yang penulis lakukan selama kegiatan praktik kerja berlangsung adalah sebagai berikut : Membantu proses pemutakhiran data pegawai Dosen dan Tenaga Pendidik dan memastikan kelengkapan data pribadi di website SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani), Mengunggah berkas – berkas keperluan pegawai seperti Perjanjian Kerja, UKK (Uang Kesetiaan Kerja), Data pendidikan, Sertifikasi Dosen, Jabatan Struktural, dan Mutasi Kerja, Memperbaharui excel Jabatan Struktural & daftar kelengkapan pegawai yang digunakan untuk catatan mengenai kelengkapan berkas – berkas pegawai kemudian membuat sheet baru di excel daftar riwayat pendidikan untuk nama program studi ijazah pegawai yang belum terdaftar di SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani), membantu melakukan scan surat draf pegawai baru untuk diserahkan kepada staf divisi rekrutmen dan pengadaan pegawai untuk dikirim kepada masing – masing calon pegawai. Saat ini sistem yang digunakan oleh pihak Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) sebagai wadah untuk menyimpan data pegawai adalah SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani). SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani) sendiri itu adalah website mengenai data para pegawai di Universitas Katolik Parahyangan (UNPAR), sistem itu tidak hanya digunakan oleh BPMI saja tapi juga digunakan oleh departemen lain di lingkungan Universitas Katolik Parahyangan. Dalam saat praktik kerja terdapat input, proses, output, dan feedback. Dari tahap input terdapat data pegawai yang diperlukan untuk melakukan tahap proses, kemudian dalam proses yaitu proses mengunggah dan update. Dalam tahap output yang dihasilkan semua data pegawai yang ada di sistem sudah data yang terbaru dari setiap pegawai. Pada tahap feedback yang dihasilkan adalah hasil dari output yang kurang baik. Selama melakukan praktik kerja di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan, masalah yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut Pada saat melakukan pekerjaan memperbaharui data pribadi dan riwayat di SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani) saat mencari nama di google drive data tersebut menggunakan nama yang kurang akurat. Pada saat melakukan pemeriksaan data untuk update data pegawai penulis tidak mendapat laporan berupa excel mengenai nama pegawai yang baru saja di scan data setiap harinya. Saat penulis melakukan pembaruan data di sistem SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani) terjadi error pada halaman sistem tersebut sehingga menghambat penulis untuk melakukan praktik kerja. Saat penulis melakukan unggah data ijazah dosen ada beberapa ijazah yang menggunakan bahasa selain bahasa inggris. Biro Pengembangan Modal Insani bagian Pengadaan Pegawai sudah cukup baik dalam melaksanakan kegiatan pemutakhiran data pribadi pegawai di sistem SIMPONI (Sistem Informasi Pengembangan Modal Insani). Dengan memasukan data pribadi sesuai dengan data yang diberikan oleh setiap pegawai dan menyimpan data yang hasil dari data tersebut baik, jelas, dan mudah dimengerti sama dengan fakta. Untuk supaya lebih efisien, sebaiknya bagian Pengadaan Pegawai mempunyai data pegawai yang sudah dilakukan kegiatan scan sehingga saat staf yang melakukan kegiatan update SIMPONI tidak melakukan pengecekan terhadap pegawai yang datanya belum dilakukan scan oleh bagian yang melakukan kegiatan scan data pegawai.