Pengelolaan bagian Administrasi dan Umum di Pusat Inovasi Pembelajaran Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis melakukan praktik kerja sebagai staf Administrasi dan Umum di Pusat Inovasi Pembelajaran Universitas Katolik Parahyangan (PIP UNPAR) yang berlokasi di Jalan Ciumbuleuit Nomor 94, Kelurahan Hegarmanah, Kecamatan Cidadap, Kota Bandung, Provinsi Jawa Barat. Penulis melakukan praktik kerja selama 204 jam, yaitu terhitung dari tanggal 3 Juli 2017 sampai dengan tanggal 31 Agustus 2017 yang dilaksanakan dari hari Senin sampai dengan Jumat. Subjek praktik kerja penulis adalah bidang Administrasi Perusahaan. Tugas yang dilakukan penulis selama praktik kerja antara lain: pengarsipan surat masuk dan surat keluar, pembuatan surat keluar secara baik dan benar, pembuatan daftar hadir peserta ragam kegiatan PIP UNPAR, pembuatan dan pengelolaan rekapitulasi kehadiran pegawai atau rekapitulasi peserta ragam kegiatan PIP UNPAR, dan pengelolaan donasi buku-buku untuk masyarakat daerah-daerah terpencil di Indonesia. Selain itu juga, dalam pelaksanaan praktik kerja ini penulis mengalami beberapa kendala yaitu penempatan arsip tidak sesuai dengan sistem klasifikasi arsip yang diterapkan, klasifikasi arsip yang digunakan tidak spesifik atau tidak efektif sehingga penulis mengalami kesulitan pada saat mencari surat-surat yang dibutuhkan PIP UNPAR. Namun permasalahan tersebut dapat diatasi oleh penulis karena selalu berkoordinasi dengan staf Administrasi dan Umum PIP UNPAR. Secara keseluruhan, penulis mengamati dan menyimpulkan bahwa pelaksanaan pekerjaan Administrasi dan Umum di PIP UNPAR sudah memadai (sudah terlaksana dengan baik dan lancar). Kelengkapan data yang dibutuhkan dan kerjasama yang baik antar pegawai sangat mempengaruhi keberhasilan dan kelancaran pekerjaan Administrasi dan Umum di PIP UNPAR. Melalui praktik kerja ini, penulis dapat mengetahui sebagian kegiatan Administrasi dan Umum di PIP UNPAR. Berdasarkan masalah yang dihadapi, penulis menyarankan untuk selalu rutin dan teliti melakukan pengontrolan dalam hal pengarsipan sesuai sistem klasifikasi arsip agar menjadi lebih baik, menambah penggunaan sistem klasifikasi arsip berdasarkan subjek yang lebih spesifik guna kelancaran dan keefektifan kegiatan pengarsipan.