Pekerjaan staf administrasi Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja di Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) Universitas Katolik Parahyangan di Jl. Ciumbuleuit No. 94, Kelurahan Hegarmanah, Kecamatan Cidadap, Kota Bandung Jawa Barat, 40141. Penulis telah melakukan praktik kerja selama 200 jam dengan jam kerja 6 jam kerja per hari selama 36 hari dengan waktu kerja yaitu Senin sampai Jumat pada pukul 09.00- 16.00 terhitung mulai tanggal 19 April sampai dengan 31 Juli 2021. Bidang yang dilakukan oleh penulis selama praktik kerja adalah bidang staf administrasi perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis adalah, meng-input data pegawai di komputer sesuai dengan nomor surat keputusan, melakukan scan data pegawai untuk diarsipkan secara digital dan manual, melakukan update data surat keputusan Yayasan dan Universitas, meng-input data pegawai di folder data SIMPONI, membantu scan data dari divisi lain, melakukan input data pegawai dari surat keputusan pengangkatan pegawai tetap dan kontrak, melakukan pengarsipan secara digital pada dokumen seperti; Bantuan dana studi lanjut, Lain-lain, Laporan studi lanjut, Perjanjian studi lanjut, SK-Mengajar, SKSK( surat keputusan), Uang kesetiaan kerja dan Sumbangan, YADAPEN dan peminjaman perumahan atau tanah. Adapun masalah yang penulis hadapi yaitu, mesin komputer dan mesin scanner yang penulis gunakan sering terjadi error atau mati secara tiba-tiba sehingga menghambat penulis dalam melakukan praktik kerja, dan terdapat beberapa berkas pegawai yang terselip di map pegawai lainnya. Berdasarkan praktik kerja yang telah dilakukan oleh penulis, penulis menyimpulakan bahwa seluruh kegiatan staf administrasi pada bagian tata usaha Biro Pengembangan Modal Insani telah terlaksana dan terorganisir dengan baik dan sesuai teori yang ada. Adapun permasalahan yang ada penulis menyarankan, kepada pihak Biro Pengembangan Modal Insani untuk menyiapkan meja khusus untuk scan data, menggunakan email khusus Biro Pengembangan Modal Insani untuk mengi-input data pegawai di folder data SIMPONI, membuat SOP penyimpanan arsip dengan baik misalkan tata cara penyimpanan surat dapat dicantumkan dilember cover jenis surat, membuat jadwal perawatan mesin komputer dan mesin scanner agar menghasilkan dokumen yang bersih, bekerja sama dengan BTI (Biro Teknik Informasi) dan menyiapkan printer pada masingmasing komputer.