Penyusunan dan pengarsipan surat keterangan magang oleh Staf Bagian Pelayanan Surat Keterangan Magang di Kantor Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung, berlokasi di Jl. Wastukencana No. 2, Babakan Ciamis, Kecamatan Sumur Bandung, Kota Bandung, Jawa Barat 40117. Penulis telah melakukan praktik kerja selama 344 jam kerja mulai tanggal 01 Maret 2021 sampai dengan 30 April 2021 dan dilaksanakan pada hari Senin sampai dengan Jum'at selama 8 jam per hari. Adapun bidang yang dilakukan oleh penulis yaitu administrasi pelayanan surat keterangan magang di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktik kerja adalah membuat surat keterangan magang untuk tamu yang datang langsung, membuat surat keterangan magang untuk tamu yang mengajukan secara online melalui Google Form dan pengarsipan surat keterangan magang. Adapun permasalahan yang penulis hadapi yaitu pemeriksaan dokumen persyaratan dibagian Front Office kurang teliti menyebabkan dokumen pemohon yang dibawa ke ruang pelayanan surat tidak dapat diproses dan beberapa pemohon memaksa untuk tetap dibuatkan surat keterangan magang, arsip surat keterangan hanya diurutkan berdasarkan tanggal saja dan terkadang tidak diberi keterangan tanggal sehingga kesulitan dalam mencari arsip surat pemohon yang akan melakukan revisi surat, serta link Google Form yang tidak dipisahkan dengan pengajuan surat keterangan lain. Berdasarkan kegiatan praktik kerja yang telah dilakukan oleh penulis, penulis sudah memahami cara membuat surat untuk pemohon yang datang langsung, cara membuat surat untuk pemohon yang mengajukan secara online dan cara mengarsipkan surat keterangan magang. Penulis menyarankan staf Bagian Front Office sebaiknya melakukan pengecekan dengan teliti sesuai dengan persyaratan yang telah dibuat oleh Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bandung, arsip surat dapat diurutkan berdasarkan tanggal dan nama pemohon kemudian diberi keterangan tambahan, selanjutnya link Google Form sebaiknya dipisahkan sesuai pengajuan surat keterangan.