Kegiatan administrasi pemesanan kendaraan di Honda PT. Istana Bandung Raya Motor (IBRM) Cimahi

Abstract

Penulis telah melaksanakan praktik kerja di Honda PT. Istana Bandung Raya Motor (IBRM) Cimahi Jalan Raya Cimindi No.88 Cibeureum, Jawa Barat. Penulis telah melakukan kegiatan praktik kerja ini selama 212 jam dan sama dengan kurang lebih 7 jam kerja per hari selama 33 hari kerja, dengan waktu kerja yaitu Senin sampai Jumat pada pukul 08.00 - 16.00 dan Sabtu pada pukul 08.00 – 13.00. Praktek kerja telah dilakukan mulai tanggal 9 Juli 2019 sampai dengan 16 Agustus 2019. Adapun bidang yang dilakukan oleh penulis adalah bidang administrasi perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis adalah menginput SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) ke program Honda Sales Service System (H3S), memproses berkas pembatalan Surat Pemesanan Kendaraan (SPK), mengecek, melengkapi, dan mengarsipkan berkas untuk mencetak Bukti Serah Terima Kendaraan (BSTK). Dalam pelaksanaan praktik kerja ini penulis menemui beberapa kendala dan masalah yaitu sistem pengarsipan yang kurang rapih karena tidak ada pengurutan berdasarkan nomor SPK, sehingga penulis membenahinya dengan pengarsipan berdasarkan sistem numerik nomor SPK dan ordner berdasarkan alfabetis untuk nama supervisor. Jenis mobil yang staf sales tulis dalam SPK kurang lengkap, hal ini terkadang terjadi kerena kurang telitinya staf sales dalam pengisian SPK. Penulis juga mendapat sedikit kendala karena fotokopi KTP konsumen yang terkadang kurang jelas, sehingga penulis harus bertanya kepada pembimbing penulis yang menjabat sebagai staf administrasi marketing support dan menjadikan pekerjaan penulis sedikit terhambat. Berdasarkan kegiatan praktik kerja yang telah dilakukan, penulis telah mengetahui bagaimana proses penginputan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) ke program Honda Sales Service System (H3S), memproses berkas pembatalan, cara mengecek dan melengkapi berkas yang dibutuhkan untuk mencetak BSTK serta cara mengarsipkan SPK dan BSTK yang ada di Honda PT. IBRM Cimahi. Penulis menyimpulkan bahwa seluruh kegiatan administrasi sales belum semuanya berjalan dengan lancar, karena ada beberapa masalah yang penulis hadapi. Sebaiknya sistem pengarsipan di dalam ordner yang sudah dibenahi oleh penulis dapat dilanjutkan agar arsip lebih cepat dan mudah dicari. Sebaiknya staf sales dapat menulis setiap jenis mobil dengan lengkap agar proses penginputan menjadi lebih cepat, sebaiknya staf sales memastikan konsumen memberikan fotokopi KTP yang jelas atau staf sales dapat menuliskan nomor KTP konsumen bila fotokopinya kurang jelas sehingga pekerjaan tidak terhambat dan proses penginputan menjadi lebih cepat.