Usulan rancangan sistem informasi pelayanan pelanggan pada PT. X menggunakan metode SDLC

Abstract

PT X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang produk kebersihan (hygiene product) di daerah Kopo. Perusahaan ini memiliki beberapa hasil produksi yang dijual yaitu pengharum ruangan, insect killer, aroma theraphy, pengering tangan listrik, dan lain-lain. Perusahaan ini juga memberikan layanan jasa pada seluruh pelanggannya berupa jasa servis setiap bulan. Saat ini, pihak manajemen menilai bahwa tingkat komplain yang diterima oleh PT X masih tinggi terkait dengan masalah layanan servis dan produk. Setelah dilakukan penelitian lebih dalam mengenai masalah tersebut, diketahui bahwa dengan banyaknya aliran data yang tidak lancar pada sistem pelayanan pelanggan mengakibatkan kunjungan yang terlewat, tidak adanya sistem yang memantau kegiatan kunjungan servis tersebut apakah memang sudah dilakukan atau belum dan tidak adanya proses pencatatan / pendokumentasian data pelanggan untuk merekap jenis produk apa saja yang sering mengalami kerusakan untuk kemudian ditindaklanjuti ke pihak manajemen, sehingga dibutuhkannya rancangan sistem informasi yang dapat menunjang kegiatan pelayanan pelanggan pada PT X. Oleh karena itu, dilakukan perancangan sistem informasi menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. Tahap perencanaan merupakan bagian perkenalan masalah yang ada pada PT X dan penentuan tujuan sistem. Tahap analisis menggambarkan proses bisnis, diagram konteks dan data flow diagram (DFD) untuk mengetahui sistem saat ini dan identifikasi kebutuhan informasi serta pembuatan usulan dan penentuan kriteria performansi sistem. Pada tahap perancangan dibuat rancangan proses bisnis, DFD usulan, pembuatan basis data menggunakan metode Desain Database berdasarkan Aktivitas (DDA) yang telah dinormalisasi, perancangan form dan report. Tahap implementasi dilakukan perancangan prototype menggunakan software Microsoft Access, dan perancangan Standard Operational Procedures (SOP). Hasil dari penelitian ini untuk mengurangi jumlah komplain adalah membuat rancangan sistem informasi berupa urutan proses dan basis data untuk menyimpan datadata pada sistem pelayanan pelanggan di Microsoft Access. Kemudian dibuat juga rancangan form dan report sesuai kebutuhan perusahaan untuk memperlancar aliran data dan informasi. Lalu, dilakukan perancangan SOP untuk menstandardisasi pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja pada sistem pelayanan pelanggan untuk mengurangi komplain pelanggan.