Pekerjaan bagian administrasi sebagai staf pengembangan di Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) Universitas Katolik Parahyangan

Abstract

Penulis telah melakukan kegiatan praktik kerja di Biro Pengembangan Modal Insani (BPMI) di Universitas Katolik Parahyangan (Unpar), Jalan Ciumbuleuit No.94, Bandung, Jawa Barat 40141 tepatnya di Gedung Rektorat Lantai 3 (tiga) kantor BPMI. Penulis telah melakukan praktik kerja selama 51 hari terhitung mulai dari tanggal 12 Agustus 2019 sampai dengan 14 November 2019 dengan waktu kerja yaitu hari Senin sampai Jumat pada pukul 08.00 – 16.00 WIB, dan total waktu selama 202 jam 11 menit. Bidang yang dikerjakan penulis selama melakukan praktik kerja yaitu bidang administrasi perusahaan. Tujuan dari praktik kerja ini adalah untuk mengetahui dan mempelajari sistem rekapitulasi proses administrasi kegiatan studi lanjut, sistem pengarsipan surat yang diterapkan di BPMI Unpar, sistem pengarsipan digital, pengolahan desain banner, desain x-banner, desain infografis, dan mengetahui proses pembuatan film pendek dan animasi. Penulis ditempatkan sebagai staf pengembangan di Biro Pengembangan Modal Insani Universitas Katolik Parahyangan yang bertugas untuk melakukan rekapitulasi surat dan dokumen studi lanjut dosen, mengarsipkan surat dan dokumen studi lanjut dosen dan dokumen lainnya, membuat sistem pengarsipan digital, membuat desain x-banner dan desain infografis, membuat kolase dan film pendek, dan membuat animasi. Masalah yang dihadapi penulis saat melaksanakan praktik kerja yaitu penulis kesulitan saat akan mengarsipkan atau mencari berkas karena berkas disimpan menggunakan map yang diikat karet, sehingga membutuhkan waktu lama saat akan menyimpan maupun membuka berkas, saat mencari arsip seringkali berkas yang dicari tidak ada sehingga penulis harus bertanya kepada petugas tata usaha, kamera yang digunakan penulis untuk mengambil foto dan video membutuhkan waktu cukup lama untuk fokus, oleh karena itu penulis mengatur fokus secara manual. Dari hasil kegiatan praktik kerja yang dilaksanakan, penulis mampu memahami cara rekapitulasi dan mengarsipkan surat, serta membuat desain x-banner dan infografis, serta membuat kolase, film pendek, dan animasi. Penulis menyimpulkan bahwa kegiatan administrasi yang dijalankan oleh BPMI Unpar sudah sesuai dengan teori yang ada. Dari permasalahan yang dihadapi, penulis menyarankan untuk menggunakan Google Form dalam kegiatan rekapitulasi hasil evaluasi, selain itu dalam rekapitulasi surat dan dokumen studi lanjut disarankan untuk menggunakan Google Sheet. Untuk kegiatan pengarsipan, penulis menyarankan untuk mengganti penggunaan map dengan ordner dan tab agar memudahkan pencarian dan pengarsipan berka, berhenti menggunakan sistem nomor pada box file, karena penyimpanan arsip lebih mudah dicari menggunakan sistem abjad, serta perlu diadakan agenda atau kartu pinjam berkas agar mengetahui arus dan lokasi berkas saat diperlukan. Penulis juga menyarankan pemindahan data studi lanjut dari Microsoft Excel ke Google Sheet, penambahan alat letter tray atau box file yang dapat digunakan tenaga magang untuk menyimpan berkas yang akan diarsipkan sehingga tidak tercerai-berai dan tidak mengganggu ruang kerja. Dalam pembuatan video, penulis menyarankan untuk melanjutkan penggunaan software Vegas Pro seperti yang telah penulis lakukan karena fiturnya lebih banyak, sederhana dan mudah digunakan. Selain itu membuat maskot sebagai peran utama animasi yang konsisten dalam setiap animasi atau media yang diproduksi oleh BPMI.